ProjektpleK Consolidatie: Grip hebben op 350 jaarrekeningen
Controle houden over de consolidatie van enkele jaarrekeningen is al geen eenvoudige klus. Laat staan als er – zoals in het geval van ASVB – zo’n 50 medewerkers de cijfers van ca 350 vennootschappen tegelijk aanleveren. Eric de Waard, directeur bedrijfsvoering van Aan de Stegge Holding B.V., zag graag meer orde en overzicht. Niet alleen werden nieuwe regels en een uniforme werkwijze ingevoerd, ook werd Yada Nederland gevraagd om structuur te brengen. Yada Nederland richtte daarom ProjektpleK Consolidatie in. Tot tevredenheid van àlle partijen.
Het opstellen van een concernjaarrekening is het volgens bepaalde regels samenvoegen – consolideren – van de jaarrekeningen van de moedermaatschappij en de individuele dochterbedrijven. Het is een langlopend en complex proces waarbij spreadsheets en lange cijferreeksen regelmatig door verschillende mensen in steeds aangepaste documentversies worden gereviseerd en bijgewerkt. Hoe secuur er ook wordt gewerkt, helemaal foutloos verloopt zo’n consolidatie daardoor maar zelden.
Met ProjektpleK Consolidatie wordt de kans op fouten geminimaliseerd. Alle partijen werken namelijk met hetzelfde document, en dat staat op de ProjektpleK. Bovendien worden de wijzigingen in de jaarrekening van een dochterbedrijf doorgerekend in de geconsolideerde groepsjaarrekening. De tijd dat bestanden over en weer werden gemaild is daarmee verleden tijd.
Uitdaging
Egbert Scholten, de ProjektpleK-verantwoordelijke bij Yada Nederland, geeft aan dat deze opdracht een geweldige uitdaging was. ‘Er moest in een korte tijd een oplossing komen voor een grote groep mensen die met elk hun eigen rol en toegangsbeveiliging ruim 350 documenten kunnen publiceren en bewerken. Inzicht in de status, het versiebeheer en vooral ook het koppelen van de jaarrekeningen aan elkaar waren de technische uitdagingen waarvoor we ons gesteld zagen. In de vraag zat eigenlijk alles wat ProjektpleK kan bieden aan oplossingen’, zegt Egbert niet zonder trots.
Bevrijd
Angeliek Meulepas, controller bij ASVB Bouwgroep ’s-Hertogenbosch, ziet zich daarom nu bevrijd van alle onduidelijkheden waar ze voorheen tegenaan liep. ‘Je hoeft je niet meer af te vragen of je wel het laatste document hebt en je weet zeker dat anderen jouw aanpassingen zien. Ook is het voor iedereen helder wat de status van het document in het consolidatieproces is. Dat kun je namelijk op de voet volgen. En het feit dat de accountant direct kan meekijken en anticipeert, is prettig. Bovendien is het mailverkeer tussen alle betrokkenen partijen sterk afgenomen. Dat komt omdat het proces transparant is en de communicatielijnen dankzij ProjektpleK veel korter en helderder zijn geworden.’
Ideale oplossing
Bij de huisaccountant van ASVB, Schimmel & Plante Accountants in Twello, werd de introductie van de ProjektpleK Consolidatie vooraf met argwaan bekeken. De houding werd al wat milder na een trainingsmiddag en inmiddels is het enthousiasme groot. Accountant Paul Gensen zet dezelfde voordelen als Angeliek uiteen. ‘Voor bedrijven die decentraal hun administratie voeren, zoals ASVB, is dit systeem eigenlijk de ideale oplossing’, concludeert hij uiteindelijk. ‘Het is bijzonder transparant en voorkomt daardoor dure of tijdrovende fouten.
Sterke verbetering communicatie
Angeliek vindt dat de ProjektpleK Consolidatie de gebruikers dwingt om beter doordacht hun cijfermateriaal aan te leveren. En dat is logisch, stelt de controller. ‘Als je iets op ProjektpleK achterlaat, is direct zichtbaar dat er werk verzet is. Je verstuurt geen individuele mails, maar werkt als het ware samen in een virtueel kantoor. Aanwezigheid en mutaties zijn onmiddellijk voor alle gemachtigden zichtbaar. Het heeft de communicatie sterk verbeterd. Maar dat voordeel geldt eigenlijk voor elke ProjektpleK, reden waarom ik het ook zo’n warm hart toedraag.’
Eén versie van de waarheid
En Eric de Waard? Die is minstens zo tevreden. ‘Deze werkwijze biedt mij transparantie. Ik kan zien hoe het proces verloopt, kan met mensen over de voortgang communiceren, weet dat er wordt samengewerkt en de geluiden die ik hoor zijn zonder uitzondering erg enthousiast. Met ProjektpleK Consolidatie heeft de waarheid maar één versie.’
Het opstellen van een concernjaarrekening is het volgens bepaalde regels samenvoegen – consolideren – van de jaarrekeningen van de moedermaatschappij en de individuele dochterbedrijven. Het is een langlopend en complex proces waarbij spreadsheets en lange cijferreeksen regelmatig door verschillende mensen in steeds aangepaste documentversies worden gereviseerd en bijgewerkt. Hoe secuur er ook wordt gewerkt, helemaal foutloos verloopt zo’n consolidatie daardoor maar zelden.
Met ProjektpleK Consolidatie wordt de kans op fouten geminimaliseerd. Alle partijen werken namelijk met hetzelfde document, en dat staat op de ProjektpleK. Bovendien worden de wijzigingen in de jaarrekening van een dochterbedrijf doorgerekend in de geconsolideerde groepsjaarrekening. De tijd dat bestanden over en weer werden gemaild is daarmee verleden tijd.
Uitdaging
Egbert Scholten, de ProjektpleK-verantwoordelijke bij Yada Nederland, geeft aan dat deze opdracht een geweldige uitdaging was. ‘Er moest in een korte tijd een oplossing komen voor een grote groep mensen die met elk hun eigen rol en toegangsbeveiliging ruim 350 documenten kunnen publiceren en bewerken. Inzicht in de status, het versiebeheer en vooral ook het koppelen van de jaarrekeningen aan elkaar waren de technische uitdagingen waarvoor we ons gesteld zagen. In de vraag zat eigenlijk alles wat ProjektpleK kan bieden aan oplossingen’, zegt Egbert niet zonder trots.
Bevrijd
Angeliek Meulepas, controller bij ASVB Bouwgroep ’s-Hertogenbosch, ziet zich daarom nu bevrijd van alle onduidelijkheden waar ze voorheen tegenaan liep. ‘Je hoeft je niet meer af te vragen of je wel het laatste document hebt en je weet zeker dat anderen jouw aanpassingen zien. Ook is het voor iedereen helder wat de status van het document in het consolidatieproces is. Dat kun je namelijk op de voet volgen. En het feit dat de accountant direct kan meekijken en anticipeert, is prettig. Bovendien is het mailverkeer tussen alle betrokkenen partijen sterk afgenomen. Dat komt omdat het proces transparant is en de communicatielijnen dankzij ProjektpleK veel korter en helderder zijn geworden.’
Ideale oplossing
Bij de huisaccountant van ASVB, Schimmel & Plante Accountants in Twello, werd de introductie van de ProjektpleK Consolidatie vooraf met argwaan bekeken. De houding werd al wat milder na een trainingsmiddag en inmiddels is het enthousiasme groot. Accountant Paul Gensen zet dezelfde voordelen als Angeliek uiteen. ‘Voor bedrijven die decentraal hun administratie voeren, zoals ASVB, is dit systeem eigenlijk de ideale oplossing’, concludeert hij uiteindelijk. ‘Het is bijzonder transparant en voorkomt daardoor dure of tijdrovende fouten.
Sterke verbetering communicatie
Angeliek vindt dat de ProjektpleK Consolidatie de gebruikers dwingt om beter doordacht hun cijfermateriaal aan te leveren. En dat is logisch, stelt de controller. ‘Als je iets op ProjektpleK achterlaat, is direct zichtbaar dat er werk verzet is. Je verstuurt geen individuele mails, maar werkt als het ware samen in een virtueel kantoor. Aanwezigheid en mutaties zijn onmiddellijk voor alle gemachtigden zichtbaar. Het heeft de communicatie sterk verbeterd. Maar dat voordeel geldt eigenlijk voor elke ProjektpleK, reden waarom ik het ook zo’n warm hart toedraag.’
Eén versie van de waarheid
En Eric de Waard? Die is minstens zo tevreden. ‘Deze werkwijze biedt mij transparantie. Ik kan zien hoe het proces verloopt, kan met mensen over de voortgang communiceren, weet dat er wordt samengewerkt en de geluiden die ik hoor zijn zonder uitzondering erg enthousiast. Met ProjektpleK Consolidatie heeft de waarheid maar één versie.’
